Tidsplanering – Eisenhower matrisen

Jag brukar använda mig av en beprövad planeringsmatris ganska ofta. Främst när arbetsuppgifterna hopar sig och det är svårt att få en överblick. Även i mina arbetsgrupper har jag använt dessa för att få en prioritering på att tid läggs på rätt saker och på saker som är viktiga.

Matrisen skall ha använts av den amerikanska presidenten Dwight D. Eisenhower, som sa så här: ”What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.”

Denna tidsplaneringsmatris handlar om att analysera hur tid går åt, och sedan prioritera olika arbetsuppgifter. För att vara effektiv bör man tydligt kunna skilja mellan vad som är viktigt och vad som inte är det.

Eisenhower sade att att om man har en full agenda och för att kunna fastställa prioriteringar för frågor och uppgifter så finns det två dimensioner att beakta. Hur viktig något är och hur brådskande det är att det blir utfört. För man samman dessa två dimensioner i en fyrfältsmatris och med listan av frågor och uppgifter så kan man börja prioritera enligt nedan.

1. Viktigt och brådskande. Gör nu! Få det gjort direkt.
2. Viktigt men inte brådskande. Gör en tidsplan. Lägg in en post i din kalander.
3. Inte viktigt men brådskande. Snabb åtgärd eller försök att delegera så mycket som möjligt och minska din egen inblandning.
4. Inte viktigt och inte brådskande. Gör det inte.

Det finns 6 steg i planeringen du bör göra när du lägger aktiviteter i din matris.

1. Lista aktiviteterna.
2. Rangordna hur viktigt det är.
3. Rangordna hur brådskande det är
4. Lägg aktiviteterna i matrisen.
5 Dela upp de frågorna och uppgifterna i de fyra kategorierna i matrisen.
6 Jobba efter din klassificering.

Se fyrfältsmatrisen nedan.

tid